Assistant de création des stages intra et autres nouveautés

Création assistée des stages intra-entreprise.

Une nouvelle fonctionnalité de FormaPro vous permet d’automatiser et gagner du temps dans la saisie et la gestion de vos formations en intra-entreprise (formations chez vos clients).

Fonctionnalités :

• Ajout de la convention une seule fois à la création de l’action de formation, cette convention sera affectée automatiquement à tous les stagiaires de l’action (1)
• Création des pré-inscriptions en une seule fois en saisissant le nombre de stagiaires, les lignes seront créées automatiquement (2)
• Saisie d’un coût global pour la formation, quelque-soit le nombre de stagiaires, pas besoin d’indiquer un coût stagiaire (3)
• Lieu de formation créé automatiquement à l’adresse du client (4)

Un nouveau modèle de convention INTRA a été intégré sur votre base de données.

Module de facturation de produits annexes sur fiche stagiaire.

Comme pour les clients, vous pouvez à présent facturer en direct des produits annexes sur une fiche stagiaire.

• Rendez-vous sur la fiche de votre stagiaire
• Cliquez sur Ajouter une facture (particuliers)
• Cochez : Facturation Hors FP (1)
• Sélectionnez vos produits annexes (Ajouter un produit annexe) (2)
• Validez votre facture (3)

Affichage du planning général sur une action de formation.

Vous pouvez consulter le planning général de votre centre de formation directement depuis une action de formation. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de vérifier l’activité globale, semaine par semaine.

• Rendez-vous sur une action de formation
• Cliquez sur agenda
• Cliquez sur Planning formations pour afficher le planning général

Horaires spécifiques par formation.

Vous pouvez créer des horaires pour chaque formation que vous dispensez. Ces horaires seront repris dès que vous allez créer une action de formation. Vous aurez le choix entre les horaires de formation par défaut de votre société (agence) ou les horaires spécifiques de votre formation.

Pour créer des horaires spécifiques par formation :

• Rendez-vous dans Configuration / Formations
• Cliquez sur votre programme de formation
• Indiquez les horaires spécifiques de cette formation

Créez votre action de formation :

• Ajoutez une action de formation
• Sélectionnez le programme de la formation
• Les horaires spécifiques s’affichent
• Sélectionnez éventuellement dans la liste déroulante d’autres horaires

Sélection d’un contact d’une fiche client pour générer les devis et conventions.

Sur chaque fiche client, vous pouvez créer d’autres contact en plus du contact principal (Fiche client / Ajouter un contact).

Ces autres contacts se retrouvent dans l’onglet Contact(s) de votre fiche client.

A la création d’un devis et d’une convention, vous pouvez choisir le contact qui sera affiché lors de l’impression d’un devis et d’une convention.

A la création d’un devis, sélectionnez le contact qui doit apparaître dans le devis en choisissant dans la liste déroulante le contact.

A la création d’une convention, sélectionnez le contact qui doit apparaître dans la convention en le sélectionnant dans la liste déroulante.

Saisie d’entrées différées et sorties anticipées sur les devis.

Pour vos devis sur action de formation, vous pouvez saisir des dates d’entrée différées et de sorties anticipées.

Ces dates saisies seront reprises à l’édition de votre devis.

Ces dates seront également reprises à la validation du devis en gagné, pour la création de la convention.

Rappels de création des dossiers d’actions de formation.

Pour chaque formation, vous avez besoin de préparer un certain nombre de documents pour sa réalisation.

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de créer un rappel à une date d’échéance programmée. Vous serez alerté dans « Alerte Evénement » de ce besoin de création.

Paramétrez votre échéance de rappel :

• Rendez vous dans Configuration / Société / Modifier / Paramètres
• Indiquez en jours les dates de rappel sur la ligne : Délai de rappel des échéances pour dossier action (j)
• Validez

A la création d’une action de formation :

• Cochez la case : Planifier un rappel
• La date de rappel est indiquée (vous pouvez éventuellement la modifier)
• Cette alerte se retrouve dans Gestion événement de votre action de formation
• A échéance, elle sera affichée dans l’Alerte Evénements
• Une fois votre dossier préparé, validez votre événement en Fait

Renvoyez vos emails.

Tous les mails que vous envoyez sont stockés dans votre GED.

Vous pouvez renvoyer ce mail avec votre outil de messagerie habituel.

Une fois un email envoyé depuis FormaPro :

• Rendez-vous dans la GED
• Un ligne est intégrée avec votre envoi
• Cliquez sur le mail
• Il se télécharge sur votre ordinateur (format EML)
• Cliquez dessus pour l’ouvrir, éventuellement le modifier, et le renvoyer avec votre outil de messagerie habituel

Duplication d’une inscription sur une convention de formation.

Vous êtes souvent amené à inscrire plusieurs stagiaires sur une même formation pour une même convention.

Vous avez à présent la possibilité de dupliquer une inscription, sur votre convention de formation :

Les champs suivants seront dupliqués :

• Action de formation
• Type de financeur
• Nb heures et jours
• Prix

Pour dupliquer une inscription :

• Rendez-vous sur votre convention
• Cliquez sur dupliquer sur le stagiaire que vous souhaitez dupliquer
• Cliquez sur Choix d’un stagiaire pour créer le nouveau stagiaire
• Cliquez sur Créer

Vous pouvez faire des modifications (durée, prix…) avant de créer cette nouvelle inscription.

Autres nouveautés : 

• Ajout d’un droit d’accès sur la génération des tableaux de bord (Configuration / Licences et utilisateurs)
• Ajout du modèle CEPC dans le transfert des pièces à l’ANTS
• Optimisation du gestionnaire d’avoirs dans le menu comptabilité
• Augmentation de la taille de la colonne dans la liste des actions de formations et dans la configuration pour les formations
• Nouveau modèle de document à télécharger : Convocation globale d’une convention
• Affichage des tailles et formats préconisés pour l’insertion des logos, cachet signature et photos d’identité

Correction de bugs :

• Réparation de l’ordre d’impression des lignes de devis fonction de la saisie lors de la création d’un devis
• Liste des conventions : prise en compte du montant des produits annexes dans la colonne CA et gestion du jeux de couleurs
• Devis : prend le régime de TVA par défaut de la société sélectionnée à la création du devis
• Optimisation de la gestion automatique des logos dans les documents

Ces nouveautés sont incluses dans votre abonnement.

V2.4.1.0