Refonte du mode d’édition de documents, édition en 1 clic des dossiers pédagogiques et administratifs de formations et autres nouveautés

Refonte du module d’édition des documents.

Le module d’édition des documents a été entièrement revu, pour vous amener une simplification de gestion lors de vos envois et impressions.

Les documents sont désormais classés par type de document :

• Devis
• Convention
• Stagiaires
• Émargement
• Intervenants
• Facture
• Autre

Par typologie, vous aurez ainsi un classement de tous les documents disponibles, simplifiant ainsi la recherche.

Le nom de l’action concerné par votre édition est maintenant noté en haut de votre fenêtre (nom du stagiaire, de l’action, de la convention…).

Fonctionnement :

• Cliquez sur Imprimer à l’endroit ou vous désirez générer des documents
• Comme habituellement, sélectionnez les Options ENREGISTRER DANS la GED (1) et ENVOYER PAR MAIL (2)

Les listes déroulantes personnalisées vous permettent de sélectionner les documents.

Pour générer un seul document, cliquez sur le document souligné, il est généré automatiquement en pdf dans votre navigateur (3).

Pour générer plusieurs documents :

• Cliquez sur la flèche en face du document (4)
• Renouvelez l’opération pour chaque document
• Une fois vos documents sélectionnés, cliquez sur Imprimer ou Générer (5)
• Vous pouvez déployer ou enrouler les types de documents en cliquant sur la flèche

Edition en 1 clic des dossiers pédagogiques et administratifs.

Éditez en 1 clic les dossiers de vos actions de formation et envoyez les à vos intervenants.

Nous avons regroupé les 3 éditions possibles sur vos actions de formation :

• Documents formateur (contrats de missions, ordres de mission, plannings…)
• Documents pédagogiques (attestations, règlement intérieur, questionnaires de satisfaction…)
• Feuilles d’émargement

Procédure :

• Rendez-vous dans l’action de formation
• En face de votre formateur, cliquez sur Imprimer
• Sélectionnez vos documents
• Imprimez la sélection

Si vous envoyez ces documents par mail, un fichier pdf sera constitué par type de documents, incluant tous les documents demandés.

Vous pouvez également imprimer tout le dossier pédagogique comprenant les feuilles d’émargement sur le bouton IMPRIMER DOCUMENTS.

Proposez à vos intervenants et stagiaires de télécharger l’agenda de vos formations sur leur calendrier (téléphone, ordinateur…).

L’agenda de formation est généré en code ICS. Ce code est cliquable. Une fois que vos intervenants et stagiaires auront cliqué sur le lien, un fichier est téléchargé sur leur téléphone ou ordinateur, et s’intègre directement dans leur calendrier (c’est le même fonctionnement que l’ajout à votre calendrier du billet de train que vous venez d’acheter).

• Pour les formateurs, rajoutez ce type de phrase dans vos documents ordres de mission et dans le corps de mail :

Téléchargez sur votre calendrier l’agenda de la formation, cliquez ici : {formateur_ICS}

• Pour les stagiaires, rajoutez ce type de phrase dans votre document convocation et dans le corps de mail :

Téléchargez sur votre calendrier l’agenda de votre formation : {stagiaire_ICS}

Les modules sont intégrés dans les calendriers. Le nom du rendez-vous est celui de l’activité que vous avez intégré dans votre agenda. Une note est également intégrée avec les informations de la formation.

Ajoutez un commentaire (détail) par stagiaire.

A l’inscription de vos participants sur une action de formation, vous pouvez rajouter un détail.

Ce détail peut être repris sur vos différents documents :

• Convention
• Documents stagiaires
• Feuilles d’émargement
• Ordres de mission

Vous devez intégrer ces nouveaux champs dans vos documents (consultez la liste des champs dans Configuration / Documents ; cliquez en bas à droite sur Liste des champs).

Autres nouveautés : 

• Journal des encaissements : affichage du numéro de facture en lien avec le règlement
• Classement de la liste des participants dans une action de formation : met en fin de liste les participants vides (sans nom prénom)
• Rajout d’une colonne et d’un moteur de recherche dans liste des stagiaires : Sectorisation
• Nouveau modèle de document : Contrat de formation avec prise en charge des différents taux de TVA par ligne de produit annexe
• Liste des conventions : rajout d’un tri par numéro sur le numéro de la convention
• Quand les formations durent 1 jour, les champs d’édition sont structurés le JJ MM AAAA
• Rajout du champ éditable : dates réelles, jour par jour, de la formation, sur les ordres de mission (voir la liste des champs)
• Rajout du champ éditable : dates réelles, jour par jour, de la formation, sur les feuilles d’émargement (voir la liste des champs)
• Rajout du champ éditable : du numéro de dossier du financeur sur les conventions (voir la liste des champs)
• Autres nouveaux champs éditables (voir la liste des champs)

Correction de bugs :

• Planning permis : réparation des liens pour afficher la fiche du stagiaire
• Création d’actions elearning : pointe directement vers l’inscription de participants
• Réparation d’un bug d’affichage sur la page 1 de préparation du bilan pédagogique et financier
• Les règlements des avoirs totaux ne s’affichent plus dans la liste des règlements en attente sur le widget « Règlements en attente » de votre page d’accueil
• Widget « Conventions incohérentes » sur page d’accueil : calcule maintenant le prix total des formations + produits annexes
• Widget « Heures à valider » : n’affiche plus les semaines à valider des actions Hors Forma Pro
• Widget « Règlements en attente » : n’affiche plus les règlements en attente des factures en mode Brouillon
• Widget Actions incomplètes : n’affiche plus les actions qui sont en remplissage négatif
• Réparation du calcul de la TVA totale sur un contrat de formation, en cas de TVA à différents taux sur les produits annexes
• Calcul automatique des dates de convention réparé quand on supprime le dernier stagiaire de la convention

Ces nouveautés sont incluses dans votre abonnement.

V2.4.2.0