FormaPro est certifié NF 203 : Logiciel de facturation informatisé ; autres nouveautés et correction de bugs

FormaPro est certifié NF 203, logiciel de comptabilité informatisé.

L’article 88, loi anti-fraude à la TVA est entrée en vigueur en janvier 2018. Cette loi impose aux logiciels de facturation, de caisse et de comptabilité d’être conformes à cette loi et garantir :

• L’inaltérabilité des données afin de pouvoir certifier que les données sont conformes à leur version d’origine
• La sécurisation des données d’origine afin d’être en mesure de justifier de la conformité par rapport aux données d’origine
• L’archivage des données

Cette loi oblige les concepteurs et éditeurs de logiciels de comptabilité ou de caisse, ainsi que toute personne intervenant techniquement sur les fonctionnalités de ces logiciels, à conserver et être en mesure de communiquer à l’administration fiscale tous les documents, données et codes relatifs à ces logiciels (code source, conception générale, spécifications d’exploitation et de maintenance, etc.).

FomaPro, en tant qu’éditeur de logiciel, pouvait s’auto-certifier. Nous avons fait le choix, pour toute transparence vis à vis de vous, de faire appel à un certificateur extérieur. C’est la société INFOCERT qui a été retenue pour auditer notre logiciel.

Nous sommes aujourd’hui ravi de vous annoncer que FormaPro est conforme à la loi.

Ce qui change pour vous :

Produire, dès demande par l’administration fiscale, la preuve de certification de formaPro : Le logo NF est positionné sur l’accueil du logiciel, ainsi que le numéro de certificat (il faut donner l’information dès la page de connexion)

Produire les pièces à l’administration fiscale :

FormaPro génère des archives à chaque clôture. Vous pouvez les télécharger dans Comptabilité / NF203 / Archives.

Ce qui change pour vous :

• Obligations de clôtures : voir plus bas dans cette newsletter.

Les clôtures périodiques devront être faites au minimum tous les 12 mois.

A défaut de clôture périodique, vous ne pourrez pas générer de factures. Par exemple, vous ne pourrez pas générer de factures le 01 janvier 2020 si votre logiciel n’est pas clôturé au plus tard le 31 décembre 2019.

ATTENTION, CE MODULE EST EN LIGNE. VOUS DEVEZ DONC EFFECTUER VOTRE PREMIÈRE CLÔTURE AVANT DE POUVOIR GÉNÉRER VOTRE PROCHAINE FACTURE.

• Une seule facture peut être générée en originale, les autres seront des duplicata (pensez à enregistrer votre original dans la GED)
• Une facture validée ne peut être modifiée
• Editer une facture pour les acomptes

NOUVEAUTE : Clôtures d’activités et périodiques

FormaPro vous propose de clôturer vos activités.

Vous avez la possibilité de clôturer :

• Vos actions de formation
• Vos conventions
• A une date d’échéance
• Un exercice comptable

Toutes les clôtures, sauf sur les actions de formation, SONT DÉFINITIVES. Vous ne pouvez pas revenir dessus une fois l’action de clôture réalisée.

Pour les administrateurs du logiciel, pensez à gérer les droits de vos utilisateurs sur ces fonctions.

Clôture action de formation :

Une clôture d’action permet de verrouiller complètement une action de formation. Vous ne pourrez plus effectuer d’actions sur les formations (agenda, inscription…).

Pour clôturer une action de formation :

• Dans le menu action de formation, sélectionnez l’action à clôturer
• Cliquez sur « CLÔTURER L’ACTION DE FORMATION »

Cette action est réversible :

• Dans la liste des actions de formation, cliquez sur l’onglet « CLÔTURÉES »
• Recherchez votre action de formation
• Cliquez sur « Déclôturer »

Clôture convention :

Une clôture de convention vous permet de verrouiller une convention de formation manuellement.

Si le montant facturé n’est pas le même que le CA réalisé, le logiciel vous propose d’effectuer une régulation (en plus ou en moins). Cette régulation a une incidence sur le CA dans vos tableaux de bord à la date de régulation. Il n’y a pas d’incidence sur vos exports comptables.

Pour clôturer une convention, sélectionnez votre convention et cliquez dans le bandeau latéral sur  « CLOTURER LA CONVENTION ».

Une clôture de convention est DÉFINITIVE.

Clôture périodique :

Une clôture périodique permet de verrouiller le logiciel à une date choisie. Vous ne pourrez plus effectuer d’opérations à une date antérieure.

Cette fonction est particulièrement intéressante avant d’effectuer un transfert en comptabilité.

Pour effectuer une clôture périodique :

• Rendez-vous dans le menu Comptabilité
• Cliquez sur CLÔTURE PÉRIODIQUE

Vous ne pouvez pas effectuer une date de clôture périodique antérieure à une date de clôture d’exercice.

Une clôture périodique est DÉFINITIVE.

Clôture exercice :

Une clôture d’exercice permet de verrouiller le logiciel à une date choisie. Vous ne pourrez plus effectuer d’opérations à une date antérieure.

Cette fonction est particulièrement intéressante pour effectuer votre bilan comptable.

Pour effectuer une clôture d’exercice :

• Rendez-vous dans le menu Comptabilité
• Cliquez sur CLÔTURE EXERCICE

Vous devez au préalable avoir réalisé toutes les clôtures périodiques.

Une clôture d’exercice est DÉFINITIVE.

Gestion des droits utilisateurs pour clôturer le logiciel :

Comme vous l’avez remarqué, une clôture est définitive. Nos services ne pourront pas intervenir pour revenir en arrière.

Il y a donc des incidences sur la gestion et comptabilité de votre entreprise.

Nous vous conseillons donc de gérer les droits de vos utilisateurs pour limiter le risque de mauvaise utilisation :

• Rendez vous dans configuration / Licences et utilisateurs
• Cliquez sur Gestion des droits sur chaque utilisateur pour limiter l’accès à ces fonctions

AUTRES NOUVEAUTÉS :

• Pour les lignes de factures sans montant, les colonnes de montant et quantité sont vides
• Possibilité de décocher Convocation envoyée : La convocation est dans ce cas considérée comme non envoyée
• Amélioration de la facturation automatique pour les stages en intra-entreprise
• Nouveau champ dans la fiche client : Pays
• Création de nouveaux champs éditables sur la convention (voir la liste des champs)
• Création de nouveaux champs pour les mails (voir la liste des champs)
• Possibilité d’annuler un devis gagné
• Changement automatique du statut client : A l’édition du devis, le typage passe automatiquement de suspect à prospect, et lors de la création d’une convention, passe de prospect à client
• Création des montants en lettre sur les devis, et création de champs éditables (voir la liste des champs)
• Gestion multi-sociétés : Filtre dans la comptabilité par société sur liste des factures et des encaissements
• Comptabilité / Extraction / Stagiaire action : rajout d’une colonne avec date de validité du certificat
• Rajout du champs Téléphone Portable sur fiche client et contact du client
• Amélioration du planning général

CORRECTION DE BUGS :

• Nombre de jours dans les lignes de devis : prend en compte les décimales
• Plan comptable DIRECCTE : possibilité de créer des comptes de produits annexes
• Possibilité de modifier des produits annexes lors de la création d’une facture
• Réparation de l’enregistrement des devis dans la GED
• Impression de la date d’échéance sur la facture conforme modification de la date de facture
• A la création d’une action de formation, prend en compte le nombre de participants pour l’inscription du 1er stagiaire
• Certificats : ne génère pas de numéro si le stagiaire est échec à la formation
• Prend en compte le bon mail du client lors de l’envoi d’une relance depuis l’onglet comptabilité
• Amélioration du planning général

Ces nouveautés sont incluses dans votre abonnement.

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