Des nouveautés pour vous aider dans votre démarche de certification QUALIOPI

Automatisez l’envoi de mails à vos clients et stagiaires.

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de modéliser des envois automatiques par mail pour les actions suivantes :

• Relance d’un devis
• Relance d’une convention ou d’un contrat non retourné
• Envoi d’un questionnaire de satisfaction stagiaire à froid
• Envoi d’un questionnaire de satisfaction donneur d’ordre

Principe :

• Modélisez un  mail
• Attachez un document
• Indiquez à quel moment vous souhaitez générer cet envoi
• Form.dev va planifier et envoyer à échéance l’email

Par exemple, vous allez pouvoir envoyer automatiquement un questionnaire de satisfaction à froid à tous vos stagiaires 1 mois après la fin de leur formation. Un questionnaire sera joint à cet envoi, ou vous pourrez indiquer un lien vers une plateforme d’évaluation.

Procédure :

Activez cette option : 

• Rendez vous dans Configuration
• Cliquez sur Modifier en face de votre société
• Cliquez sur l’onglet Paramètres
• Cochez la case : Campagne emailing

Créez vos propres modèles de documents qui vont être joints à vos campagnes mail : 

Des modèles ont été intégrés dans votre base (Configuration / Documents) :

• Relance de devis
• Relance de convention non retournée
• Relance de contrat non retourné
• Questionnaire de satisfaction stagiaire à froid
• Questionnaire donneur d’ordre

Vous pouvez les télécharger et les adapter à vos pratiques.

Créez vos propres modèles de mails : 

Des modèles ont été intégrés dans votre base :

• Rendez-vous dans Configuration / Mails/SMS
• Modifiez, éventuellement, les délais d’envoi, heure…
• Attachez le modèle de document
• Modifiez, éventuellement, l’objet et le corps du mail
• Validez

Le paramétrage est effectué. 

Vos campagnes vont se générer automatiquement. Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer les campagnes à venir :

• Dans le Widget Campagnes MAIL & SMS de la page d’accueil
• Dans chaque fiche client, stagiaire, convention et action de formation.

Vous pouvez également sur vos actions de formation décider, à la création, de ne pas générer des campagnes.

Gérez les compétences de vos formateurs.

Cette nouvelle fonctionnalité va vous permettre d’affecter des compétences à vos intervenants et de modéliser par programme de formation des compétences requises pour l’exécution de la formation.

A la création d’une action de formation,  seuls les formateurs ayant la compétence pour réaliser cette formation seront proposés pour réaliser l’action de formation.

Procédure :

Activez l’option Gestion des compétences :

• Rendez-vous dans Configuration
• Cliquez sur Modifier en face de votre société
• Onglet paramètres
• Cochez : Gestion des compétences intervenant

Créez les types de compétences souhaitées :

• Rendez-vous dans Configuration / Intervenants
• Dans le cadre Type de compétence des intervenants, Cliquez sur le pictogramme +
• Saisissez une compétence
• Validez

Affectez des compétences à vos intervenants.

• Rendrez-vous dans l’onglet Intervenants
• Cliquez sur un intervenant
• Cliquez sur Ajouter une compétence
• Sélectionnez une compétence
• Vous avez également la possibilité, par compétence, d’indiquer une date de validité (cette fonctionnalité vous permet de gérer par exemple une qualification renouvelable à échéance pour vos intervenants). Passé cette date de validité, l’intervenant ne sera plus proposé pour réaliser une formation
• Validez et renouvelez l’opération pour les autres compétences

Affectez des compétences requises pour réaliser vos formations.

• Rendrez-vous dans l’onglet Formations
• Cliquez sur une formation
• Rendez-vous dans l’onglet Compétences requises
• Cliquez sur Ajouter une compétence
• Sélectionnez les compétences requises
• Validez

A présent, les listes de formateurs seront filtrées au moment de leur affectation sur une action de formation.

Refonte des feuilles d’émargement. 

Vous avez la possibilité d’ajouter sur vos feuilles d’émargement de nouvelles informations :

• Durée par 1/2 journée de formation
• Durée par journée de formation
• Horaires par 1/2 journée de formation
• Horaires par journée de formation

Ces champs sont disponibles dans la liste des champs pour les feuilles d’émargement :

• Inter
• Intra
• Collectives

Les modèles sont également disponibles dans la banque de programmes (Configuration / Ajouter un modèle de document).

Autres nouveautés : 

• Création d’un champ détail sur l’affectation du formateur dans l’action de formation, imprimable sur les ordres de mission (voir liste des champs)
• Création de champs d’affichage des notes en % sur les bulletins de notes (affichage NOTE%) (voir liste des champs)
• Possibilité d’imprimer un bulletin de notes ou un relevé de compétences depuis le détail de l’action de formation
• Possibilité de typer un stagiaire en statut commercial : prospect, client… Affichage de ce statut dans le tableau de bord d’édition des devis

Correction de bugs :

• N’affecte pas de TVA sur une facture quand l’information Assujetti TVA est décochée sur leur fiche
• Réparation d’une mauvaise lecture et d’affichage du nom de la formation pour une facture de formation en intra-entreprise

Ces nouveautés sont incluses dans votre abonnement.

V2.5.4.0