Amélioration de la gestion commerciale de vos stagiaires, gestion des absences aux formations, autres nouveautés…

Nouvelles fonctionnalités du module de gestion commerciale.

Cette fonctionnalité va vous permettre :

• De créer des champs personnalisés avec des possibilités de validation par des listes, dates, chaines de caractères…
• De générer des requêtes dans la liste de vos stagiaires sur des critères que vous définirez.
• D’affecter en masse des saisies à une liste de stagiaires.
• D’affecter une liste de stagiaires à un utilisateur spécifique FormaPro.

Créez vos listes de choix de réponse.

• Rendez-vous dans Configuration / Champs perso.
• Cliquez sur Ajouter un champ.
• Créez votre champ.
• Sélectionnez le modèle de champ.
• Le cas échéant, créez les types de réponse (choix unique ou choix multiple).

Créez votre requête.

• Rendez-vous dans le menu stagiaires.
• Cliquez sur la loupe.
• Créez une requête simple (clic sur la flèche).
• Ou créez une requête multiple (saisissez plusieurs requêtes et clic sur GENERER REQUETE).
• Validez votre sélection.

Affectez des données en masse sur votre sélection.

• La liste filtrée est affichée.
• Cliquez sur Modification groupée.
• Saisissez les données à affecter à votre liste.
• Validez.
• Cette saisie est affectée à l’ensemble de la liste.

Vous pouvez affecter cette liste à un utilisateur Form.dev. Quand il se rendra sur la liste des stagiaires, la liste sera filtrée par défaut à ses affectations.

Egalement, à la création d’un stagiaire, vous pouvez directement l’affecter à un utilisateur Form.dev.

Attention, vous devez activer cette fonction dans Configuration, bouton Configuration, cochez : Gestion des tiers par utilisateur.

Cette fonctionnalité sera bientôt disponible sur la liste des clients.

Imprimez vos documents formation de date à date.

Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les organismes de formation qui réalisent des formation longues.

Vous allez pouvoir éditer vos documents de date à date.

• Planning agenda de vos formations.
• Convocation.
• Planning individuel stagiaire.
• Attestation de présence, de fin de formation…
• Ordres de missions, plannings intervenants.

Procédure :

• Cliquez sur les pictogrammes de génération de documents.
• Sélectionnez une plage de dates.
• Imprimez ou générez votre envoi par mail.
• Si vous ne sélectionnez aucune date, la génération se fera sur la date de début à fin de la formation.

Gestion des absences facturables et non facturables.

Cette nouvelle fonctionnalité va vous permettre de repérer, fonction des accords avec vos financeurs, les absences de vos apprenants facturables et non facturables. Ces informations seront affichées au moment de la facturation de votre prestation. Ce système est actif pour la signature des présences papier ou électronique.

Comment cela fonctionne ?

• Validez comme habituellement vos présences.
• Modifiez les présences en face de votre apprenant.
• Saisissez vos heures d’absences.
• Cochez si cette absence est facturable ou non facturable.
• Validez.

Edition de vos factures.

Le nombre d’heures de présence, d’absence justifiée et d’absence facturable est affiché sur la ligne de facturation.

Obligation de saisie de vos exercices comptables.

La norme NF203 impose maintenant de saisir tous les ans, vos dates d’exercice comptable.

Ce qui change :

• Impossibilité de facturer si les dates ne sont pas saisies.
• Impossibilité de changer le format de numérotation de facture dans un même exercice comptable.

Ce qu’il va falloir faire :

• Créer votre dernier exercice comptable et celui en cours.

Et ensuite tous les ans :

• Saisir votre nouvel exercice comptable.

Si cette opération n’est pas réalisée, un message sera affiché à la création d’une facture, vous invitant à réaliser cette saisie avant de valider votre facture.

Comment faire ?

1  Rendez-vous dans Configuration.

2  Cliquez sur Modifier (en face de votre société).

3  Copiez les données saisies dans le champ « format de facture ».

4  Validez.

Ensuite :

5  Cliquez sur l’icone de gestion des exercice (à gauche du bouton modifier).

6  Cliquez sur Ajouter un exercice.

7  Saisissez l’année de votre dernier exercice clos.

8  Collez le format de facturation.

9  Saisissez les dates de cet exercice.

10 Validez.

11 Renouvelez cette opération pour l’exercice en cours et éventuellement, vos autres sociétés.

ATTENTION : pour les exercices antérieurs ou s’il y a déjà des factures de créées sur l’exercice, une fois validé, vous ne pourrez plus modifier cette saisie.

Pour les auto-entrepreneurs, cette opération est aussi nécessaire. Saisissez les dates du 01 janvier au 31 décembre.

Autres nouveautés.

• Renouvellement de la certification du système de facturation informatisée NF203.
• Affichage des intitulés à l’export des statistiques questionnaires (tableaux de bord).
• Nouveaux champs disponibles : voir la liste des champs.
• Edition des rapports de vos questionnaires : l’ordre de classement de votre fichier pdf est dans le même ordre que le questionnaire dématérialisé.
• Rapports questionnaires dématérialisés : intégration de votre logo sur le pdf.
• Changement du mode d’affichage de la liste des actions de formation : classement par défaut par date et amélioration du moteur de recherche par dates.
• Export Excel de la liste des apprenants d’une action de formation : classement par NOM Prénom et par ordre alphabétique.
• Intégration de la nouvelle liste de nature des formations sur vos programmes de formation. Vous devez modifier chaque programme de formation.
• Modification d’intitulés d’onglets dans le menu Configuration.

Correction de bugs.

• Réparation du journal des encaissements détaillé pour les multiples affectations sur facture.
• Réparation du nom des actions « planning RH ».
• Saisie d’une note pédagogique sans intitulé : empêche la validation.
• Emails automatique devis, contrats et convention : possibilité de rattacher un document.
• Affectation de la banque par défaut sur une société : prend en compte les modifications.
• Réparation du calcul des montant sur le tableau de bord carnet de commande.
• Après duplication d’un devis, n’affiche plus la popup du devis dupliqué.
• Réparation du filtre par société sur le planning général.
• Impression du planning d’une action de formation : affichage des week-ends.
• Réparation de la popup de saisie du contenu d’un programme de formation.
• Ajout d’un participant dans une action de formation : affichage de l’adresse du stagiaire.
• Réparation de la répartition des taux et montants de TVA sur le récapitulatif de TVA à l’édition de la facture (pour les produits annexes).
• Affichage du bon taux de TVA en regard des lignes à l’édition de la facture.
• Société inactive : n’apparaît plus dans la liste des sociétés disponibles à la création d’une action de formation.

Ces nouveautés sont incluses dans votre abonnement.

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