RGPD, signatures numériques intervenants et apprenants et autres nouveautés

RGPD, signatures numériques intervenants et apprenants et autres nouveautés

RGPD : anonymisez vos fiches stagiaires.

Cette fonctionnalité vous permet de sélectionner une liste de stagiaires et d’anonymiser leurs fiches.

Après avoir déterminé une durée en année(s) depuis la dernière activité (date de formation, date de devis, date de facture, date de règlement…)  de vos stagiaires, le logiciel va vous proposer d’anonymiser les fiches :

  • Effacement de la fiche stagiaire.
  • Suppression des documents en GED.
  • Suppression des événements.

 

Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans le menu COMPTABILITE. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier.

RGPD

Commencez par déterminer le nombre d’années pour déclencher l’anonymisation :

  1. Rendez-vous dans le menu CONFIGURATION.
  2. Cliquez sur CONFIGURATION.
  3. Saisissez le nombre d’années.
  4. VALIDEZ.
RGPD

Anonymisez une liste de stagiaires :

  1. Rendez-vous dans le menu CONFIGURATION.
  2. Rendez-vous dans l’onglet RGPD. La liste des personnes à anonymiser est affichée.
  3. Désélectionner le cas échéant des stagiaires.
  4. Cliquez sur ANONYMISER.
  5. Confirmer l’opération.
RGPD

Anonymisez une fiche stagiaire :

  1. Rendez-vous dans le menu STAGIAIRES.
  2. Recherchez votre stagiaire.
  3. Cliquez sur ANONYMISER LA FICHE.
  4. Confirmer l’opération.

Faites signer numériquement vos documents à destination de vos intervenants et stagiaires.

Le système de signatures numériques permet à vos destinataires de signer en ligne vos documents. Ce système automatisé rapatrie automatiquement les documents signés, et authentifie le signataire. 

Cette fonctionnalité est maintenant disponible, en plus de la partie commerciale et contractuelle, sur les documents à destination de vos intervenants et stagiaires. Faites par exemple signer vos contrats de mission ou vos certificats de réalisation.

Nécessite l’option SIGNATURES NUMERIQUES.

Signature numérique

Comment envoyer une demande de signature numérique ?

  1. Rendez-vous dans le menu ACTION DE FORMATION.
  2. Recherchez votre action de formation.
  3. Cliquez sur l’imprimante en face de votre intervenant ou de votre stagiaire.
  4. Cochez SIGNATURE NUMERIQUE.
  5. Sélectionnez vos documents.
  6. Générez le mail.

 

Les procédures de signatures sont stockées sur l’action de formation et les fiches stagiaires. Le Widget ALERTE ECHEANCE est alimenté de ces procédures. Vous serez notifié dans l’enveloppe EVENEMENTS ENTRANTS de votre page d’accueil des signatures effectuées.

Site web catalogue : déterminez les sociétés qui seront affichées dans le footer de votre site.

Vous allez pouvoir sélectionner quelles sont les sociétés qui seront affichées dans le footer de votre site (pied de page), ainsi qu’en coordonnées sur le formulaire de contact.

site catalogue

Sélection de vos sociétés :

  1. Rendez-vous dans le menu CONFIGURATION.
  2. Cliquez sur le bouton CONFIGURATION.
  3. Rendez-vous dans l’onglet PARAMETRES SITE CATALOGUE.
  4. Sélectionnez vos sociétés.
  5. Validez.

Autres nouveautés de votre site web catalogue.

  • Rajout d’un texte personnalisé dans le footer (pied de page). Rendez-vous dans le menu Configuration, cliquez sur le bouton Configuration, puis onglet PARAMETRES SITE WEB CATALOGUE.
  • Rajout des tarifs dans MA DEMANDE : le tarif unitaire des demandes de devis et le total sont affichés.
  • Rajout dans le descriptif des programmes des rubriques qualité.
  • Changement du terme « ORGANISATION » par « PROFESSIONNEL ».
  • Changement du terme « NOUVEAU ? JE CREE UN COMPTE » par « ENVOYER MA DEMANDE ».
  • Si un même produit a été ajouté 2 fois au panier, la suppression d’un produit ne purge pas les 2 produits.

Autres nouveautés.

  • Ajout du nombre d’heures de la formation dans le bandeau bas d’une action de formation.
  • Ajout d’une adresse mail spécifique pour le service comptabilité. Si cette adresse est saisie sur votre société, elle apparaitra sur vos factures.
  • Affichage dans chaque module de signature électronique des feuilles d’émargement de la date et des horaires du module.
  • Ajout de colonnes dans le tableau de bord STAGIAIRE/ACTION : analytique, statut emploi.
  • Ajout de colonnes dans EXTRACTION / FORMATIONS.
  • Rajout du statut emploi : salarié intérimaire.
  • Ajout de nouveaux champs éditables : voir la liste des champs.
  • Affectation de la nationalité DOM sur une fiche client : calcule de la TVA à un taux de 8.5%.
  • Rajout d’une imprimante sur les procédures de signatures numériques permettant de générer un fichier unique de tous les documents signés.
  • Rajout d’un modèle de document : questionnaire intervenant fin de formation. Vous pouvez le télécharger dans la base documentaire Form.dev : CONFIGURATION / AJOUTER UN MODELE DE DOCUMENT / OUI.

Correction de bugs.

  • Lors de la suppression d’un intervenant, les modules sont maintenant supprimés de l’application de signature électronique des feuilles d’émargement.
  • Les dates de début et fin de convention sont adaptées aux entrées différées et ruptures anticipées, quand plusieurs stagiaires sont ajoutés sur un dossier de convention.
  • Le clone d’une facture ne génère plus d’incohérence sur le solde de la nouvelle facture.
  • Devis sur autre contact : ne bloque plus l’édition d’un devis si ce contact n’a pas d’adresse mail.
  • Signature bas mail : le logiciel prend en compte maintenant la société à l’origine de l’envoi du mail.
  • Suppression des questionnaires rattachés à un stagiaire, si celui-ci est désinscrit d’une formation depuis le menu CONVENTIONS.
  • Réparation du module d’édition pdf des questionnaires : agrandissement des champs, intégration nom prénom.
  • Réparation des champs {tva} et {convention-TVA} si la société est exonérée.
  • Le genre « Docteur » est maintenant alimenté dans tous les champs {genre}.
  • Le champ {devis_nbjourtotal} affiche à présent les décimales.
  • Réparation du taux de TVA à la génération d’un contrat de formation.

Ces nouveautés sont incluses dans votre abonnement.

V4.2.0.0

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